Astuces et conseils pour une vidéoconférence réussie

Photo of video conference call

Avec la pandémie mondiale qui sévit, le télétravail est devenu la norme, de même que les logiciels qui permettent les réunions virtuelles tels que Zoom et Google Hangouts. Bref, les vidéoconférences sont maintenant le médium de prédilection pour les communications d’entreprise. Voici donc quelques conseils pour vous aider à bien utiliser ce nouvel outil avec vos collègues ou vos clients.

 

Vérifiez votre configuration informatique

Avant de participer à une réunion virtuelle, assurez-vous que tous les aspects techniques fonctionnent adéquatement. Effectuez un essai avec un seul collègue ou un ami afin d’éliminer les pépins potentiels. Profitez de l’occasion pour ajuster les réglages audiovisuels de votre ordinateur et ainsi assurer la qualité de votre appel. Après tout, vous ne voulez pas perdre de temps à régler ceux-ci durant votre réunion! Lors de votre appel, visez à établir un climat structuré et professionnel. Si vous décelez des lacunes au point de vue technique, songez à remplacer vos composantes audio et vidéo pour du matériel plus récent; il est capital de faire bonne impression!

 

Soyez courtois et poli

Une fois réglée votre situation technique, nous vous conseillons d’établir l’heure de la réunion vous-même et de lancer votre application un peu avant l’heure officielle; après tout, la ponctualité compte, même lors des rencontres virtuelles! Au début de l’appel (ou même avant de commencer), apprenez le nom de chacun des participants et présentez-vous. Cela vous sera très pratique si vous avez des questions lors de la réunion, car vous pourrez alors les diriger vers la bonne personne sans aucune confusion. En raison de l’absence de signes non verbaux lors d’une vidéoconférence, les gens ont souvent tendance à interrompre l’interlocuteur. Si vous voulez intervenir, attendez que l’interlocuteur termine ses propos plutôt que de le couper. Si vous avez une question importante, utilisez la fonction de clavardage pour ne pas l’oublier sans interrompre la personne qui parle. Finalement, assurez-vous de regarder la caméra le plus souvent possible; cela indiquera que vous êtes attentif à la conversation.

 

Soyez professionnel

Vous devriez tout mettre en œuvre pour adopter une approche professionnelle durant votre réunion, même si vous appelez de votre foyer. Cela signifie entre autres que vous devriez mettre de côté votre robe de chambre et porter un habillement que vous auriez choisi pour aller au travail en temps normal. De plus, positionnez votre angle de vue pour que l’arrière-champ soit présentable et de bon goût — de grâce, évitez les lits défaits ou les piles de vêtements sales!

 

Limitez les distractions

N’oubliez pas que les participants à votre réunion verront les écrans des autres; il est donc important de limiter les distractions que vous présenterez, notamment en adoptant un arrière-plan épuré. Vous devriez aussi éviter les mouvements fréquents avec votre corps. Lorsque vous n’avez pas à parler, vous devriez mettre votre micro en mode silencieux afin de réduire le bruit de fond pour les autres. Si c’est possible, choisissez une pièce à l’écart de vos enfants ou de vos animaux. Vos interlocuteurs pourront alors se concentrer sur ce que vous dites plutôt que sur les singeries de vos animaux en arrière-plan.

 

Suivez ces conseils, et votre réunion virtuelle sera une réussite! Une approche professionnelle dans vos interactions constitue un atout de taille dans votre image de marque. Profitez de la situation pour explorer les avantages des dernières avancées technologiques en matière de communication!